会长办公会议制度

 

根据《淄博市装备制造业协会章程》规定，特制定会长办公会议制度。

1、会长办公会议由会长、名誉会长、荣誉会长、副会长组成，由会长主持。监事会成员、秘书处全体人员列席会议。根据会议相关内容可邀请顾问参加会议。秘书处要筹备安排好会议相关内容。

2、会长办公会议，负责制定协会年度工作计划和重要工作、重大活动、应急事件的研究部署和工作中需要解决的问题。

3、会长办公会议原则上一季度召开一次，因特殊情况每半年至少召开一次。情况特殊的，也可采取通讯形式召开。遇特殊情况可随时召开。会长办公会议须有1/2以上人员出席方能召开，其决议经到会人员半数以上表决通过方能生效。与会人员要按照通知准时参会，不得迟到、早退。要建立会议签到制度。

4、每次开会的具体时间、内容和要求，由会长提出，秘书处落实。

5、每次会议要预先列出会议议程，提前通知到会人员。需要其他有关人员列席会议的，均由会长安排。

6、会前要做好会议准备，提出方案和建议。会议时间要简短，主题要突出。

7、会议的工作安排要落实到人，做好检查，督促落实，按时完成工作任务。

 

 

一、监事会成员列席理事会会议，有权向理事会提出质询和建议。监事会遇有特殊情况时，可以建议召开会长办公会或理事会。

二、监事会每半年召开一次会议，特殊情况时可随时召开。应当遵守有关法律法规和协会章程，接受会员大会领导，切实履行职责。

三、监事会对协会的日常事务及与协会章程、宗旨不相符的行为进行监督，并提出建议和意见。

四、监事会对秘书处工作人的绩效工作实施考核，并提出奖惩意见。

 

 

为了加强秘书处工作的管理，履行好协会办事机构的职责，更好地为会员单位提供服务，确保协会工作正常有序地开展，做到协会秘书处人员有章可循，特制定如下制度：

一、协会秘书处在会长的直接领导下进行工作，负责对会长办公会安排的各项工作落实办理及督促检查。

二、协会秘书处每月召开一次例会，检查上一月工作落实情况，安排本月工作任务，做好工作事前布置，件件有落实，使秘书处工作规范化。

三、秘书处工作人员，应按分工做好自己的本职工作，要认真负责，不得拖延，保质保量，按时完成。

四、对会长、秘书长交办的工作，如遇到经努力仍无法完成的，或确实存在困难及特殊情况，应及时汇报，讲明原因，不允许找借口，拖延不办。

五、加强学习，不断提高工作能力和业务水平，保质保量，按时完成分工职责内及领导交办的各项任务。

 

 

一、协会办公室在秘书长的直接领导下进行工作，负责协会及秘书处的日常事务工作。

二、协会办公室每周一召开例会，检查上一周工作落实情况，安排本周工作任务，做好工作事前布置，件件有落实，使办公室工作规范化。

三、负责各类通知、讲话、决议等文件的起草、打印、呈报、分发等工作；负责会议、活动、接待等的具体办理工作；负责协会网站建设的日常工作；管理好协会财务、印章和档案，协会印章、法人印章要建立用印登记簿；

四、按时上下班，上班时着装要整洁，保持良好的精神状态和外表形象。

五、加强学习，不断提高工作能力和业务水平，按时完成职责内及领导交办的各项任务。

六、热情接待来会办事的会员和社会各界的客人，态度和蔼，服务周到，杜绝不礼貌的行为发生。

七、严格执行协会制定的各项规章制度。有事及时请示汇报，保管好协会的公共财产，圆满完成领导交办的各项任务。

 

 

一、资金支出审批程序：

1、根据实际需要，由秘书处提出会费开支计划项目及预算；

2、严格执行会长“一支笔签字”制度。由经办人、（报销人）、复核（办公室主任）、出纳、会计、秘书长、会长依次签字报销；

3、定期向会员大会及理事会、监事会报告会费收支情况。 

二、会费监督管理：

为保证会费收之于会员、用之于会员、专款专用、节俭高效。协会监事会及成员，有权随时检查、监督、查询会费收支情况。秘书处必须据实报告并提供帐目、票据。协会监事会认为必要时，可直接向理事会以及会员大会提出异议及处理意见。

关于秘书处专、兼职工作人员薪酬待遇的规定

为了加强协会秘书处工作的管理，调动专兼职工作人员的积极性，参照其他协会的做法，对相关人员的薪酬待遇作以下规定，请认真贯彻执行。

一、工作人员配置机制及职级：

1、秘书长一人（兼职）；

2、副秘书长兼办公室主任一人（专职）；

3、副秘书长兼办公室秘书一人（专职）；

4、副秘书长四人（兼职）；

5、办公室文书、出纳一人（专职）；

6、聘用会计一人（兼职）；

二、薪酬待遇

1、秘书长。属兼职，本人特别申请不享受工作职位费用待遇，第二次会长办公会同意。

2、副秘书长兼办公室主任。属专职，要坚持正常上班，每月保证达到法定出勤天数，工作职位费用2600元/月（含通讯及交通费用）。

3、副秘书长兼办公室秘书。属专职，要坚持正常上班，每月保证达到法定出勤天数，工作职位费用2200元/月（含通讯及交通费用）。协会承担“五险”费用（约1200元左右/月）。

4、副秘书长四人，属兼职，均在本人工作单位取得薪酬等，不再在协会领取报酬。

5、办公室文书、出纳。属专职，要坚持正常上班，每月保证达到法定出勤天数，工作职位费用2200元/月（含通讯及交通费）。协会承担“五险”费用（约1200元左右/月）。

6、聘用会计。属兼职，为柔性工作性质，工作职位费用600元/月，但要对账目按规定办理，否则，不予支付。

三、差旅费用

1、办公室工作人员市内开会、走访会员单位原则乘坐公交车，能达乘相关顺路车的可达乘相关顺路车，否则，需租车或打的要经办公室主任同意，并索要合规的报销凭证。

2、办公室工作人员市外公务出差要本着节约的原作，有要求的按要求办，没要求的住宿不超300元/天，出差补助会议统一安排就餐的不予补助，没有统一安排的按30元/天补助。自用酒餐不予报销，属接待领导、专家的要请示会长同意后方可报销。出国考察费用由会长办公会研究。

四、建立政绩考核机制

依据民政（2016）101号《民政部关于加强和改进社会组织薪酬管理的指导意见》，为了进一步调动秘书处，特别是办公室人员工作积极性、主动性和创造性，鼓励通过合法合规开展创收（不含赞助、赠予），对创收额的30%奖励参加人员。

五、考核兑现

对秘书处所有领取各项费用的人员，监事会每半年进行一次考核，对履职不到位的提出处罚意见，提交会长办公会研究。对创收奖励同时检查考核，年终兑现。

六、本办法由淄博市装备制造业协会秘书处负责解释。 

 

 

档案资料是协会发展历史的真实凭证，是协会开展各项工作的必要条件和第一手资料。是协会的资产和无形资产的重要组成部分。对档案的认识程度及档案管理的水平，将直接影响档案发挥作用的程度。为规范档案管理，特制订本制度。

一、档案的收集工作

１.归档工作

工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕后，经由文书人员整理立卷、定期归档，集中保存。

２.归档范围

（1）协会筹备期间的通知、申请、批示、章程、制度、规定、会议记录、文件资料；

（2）年度大事记、功德芳名录；

（3）日常收文、发文、简报、宣传资料、通讯录等；

（4）与协会活动相关的资料；

（5）新闻媒体相关报道；

（6）党群社团组织机构文件；

（7）财务账薄、凭证；

（8）照片、录音录像（光盘、优盘等）；

（9）财产登记表、价格表；

（10）工作总结、工作计划、各种荣誉证书；

（11）各种活动的策划书、正式活动实施方案；

（12）网上的电子信息（光盘、优盘、硬盘等）；

（17）其他相关资料；

以上资料是协会各项活动的真实记录，也是协会开展工作的重要依据，必须归档保存。

3.档案收集

依据收文发文登记、打印材料登记、传真收发登记、网上下载材料登记和日常办公室的资料清单，进行收集整理。

二、档案的整理工作

档案的整理，就是把零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之成为一个有机的系统。

1.整理的原则

（1）必须保持文件之间的历史联系；

（2）必须便于保管和使用；

2.整理的程序

（1）分类、组卷、卷内文件的整理；

（2）案卷封面的编目、案卷的装订、排列；

（3）案卷总目录和卷内目录的编制；

三、档案的管理工作

1、档案要设专柜保存。案卷整理入柜后，要妥善保管，严格执行本会的保密制度，对外借阅，要经办公室主任批准，并建立借阅登记簿。

2、领导外出开会、活动带回的资料处理后，要由管理员及时收集，需要归档的要归档，不需要归档的要妥善保管备查，以免丢失；

3、档案柜内要放置樟脑丸、干燥剂以防虫蛀、潮湿而损坏案卷；

4、档案管理者必须经常翻阅总目录和检索工具，对自己保管的材料胸中有数，便于迅速、准确地找到所需案卷资料。